| Étape | | Intervenant | | Action | | Temps prévisionnel | | | | | | | |
| 1. Formation des pièces techniques | | Technicien | | Formation des éléments à joindre à la sollicitation des entreprises | | En fonction du besoin | | | | | | | |
| 2. Rédaction des pièces administratives | | | | Complément de la demande de devis (2D) | | J0 | | | | | | | |
| 3. Consultation et parution | | | | Envoi de 3 2D à des entreprises susceptibles de répondre au besoin | | | | | | Si la prestation est intellectuelle ou artistique, il est possible de déroger à la mise en concurrence sur avis obligatoire du Directeur de pôle | | | |
| 4. Réception des offres | | | | Récupération de l'ensemble des devis jusqu'à la date limite de réception | | J0 + 1 à 2 semaines en fonction date limite inscrite dans la 2D. Jour de réception = J1 | | | | | | | |
| 5. Analyses des offres | | | | Rédaction d'un tableau d'analyse des offres (TAO) et d'un rapport d'analyse des offres simplifiés (RAOS) | | J1 + 1 semaine maximum | | | | Si la prestation est intellectuelle ou artisitque, il est nécessaire de justifier l'exclusivité des compétences du candidat unique sollicité | | | |
| 6. Information hiérarchique | | | | Transmission du RAOS au Directeur de pôle | | Jour de transmission = J2 | | | | | | | |
| 6.1. Information politique | | Directeur de pôle | | Transmission du RAOS au Viceprésident correspondant | | J2 ou J2+1 jour | | | | | | | |
| 7. Décision | | Directeur de pôle (sur délégation du Président) | | Attribution: Signe le devis de l'offre la plus avantageuse | | J2 jusqu'à J2 + 1 semaine | | | | Si la prestation est intellectuelle ou artistique, et en cas de rejet de l'offre, le Directeur de pôle décide d'une reconsultation concurrentielle ou non | | | |
| | | | Négociation: expose l'objet et la durée des négociations au Technicien | | | | | | | | | |
| 7.1. Négociation (facultative) | | Technicien | | a. Information des candidats sur les conditions de la négociation par courriel | | L'invitation à négocier en fixe les délais, terme des négociations = J3 | | | | | | | |
| | | | b. Forme libre de négociation mais se concluant par le renvoi d'un nouveau devis | | | | | | | | | |
| | | | c. Réitération étapes 5-6 | | | | | | | | | |
| 7.2. Décision finale | | Directeur de pôle (sur délégation du Président) | | Signe l'acte d'engagement simplifié complété selon le devis de l'offre retenue | | J3 jusqu'à J3 + 1 semaine | | | | | | | |
| 8. Engagement juridique | | Technicien | | Envoi du devis signé au Titulaire | | J4 | | | | | | | |
| 9. Engagement budgétaire | | Assistant de pôle | | | | | | | | | | | |
| 10. Informations légales | | Technicien | | Information par courrier de rejet 1 (CR1) | | | | | | | | | |
| 11. Notification du marché | | | | Récupération AES avec contreseing du Titulaire | | J4 + 1 semaine | | | | | | | |
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