| Étape | | Intervenant | | Action | | Temps prévisionnel | | | | | | | |
| 1. Formation des pièces techniques | | Technicien | | Information du Service achat public par l'envoi d'une demande de publication + rédaction d'un cahier des charges particulières (CCP) (volet technique, nommée partie 2) | | En fonction du besoin | | | | Si la prestation est artistique ou intellectuelle et innovante, contacter obligatoirement le service achat public et se référer à la fiche "service - 25 000 à 40 000 € HT | | | |
| 2. Rédaction des pièces administratives | | Service achat public | | Rédaction de la partie administrative du CCP (partie 1) correspondante au besoin + rédaction d'un règlement de consultation (RC) (modèle 1) + acte d'engagement (AE) | | | | | | | | | |
| 3. Autorisation de consultation | | | | Demande d'autorisation (DA) écrite à l'adresse du DGSA (qui valide la publication de sa signature) | | Jeudi ou Vendredi immédiat après la fin de rédaction des pièces = J0 | | | | | | | |
| 3.1. Consultation et parution | | | | Retour de la DA signée, publication CCP + RC + AE sur le profil acheteur AWS + Site internet ALF; envoi au Technicien + son Directeur de pôle + de l'avis d'appel public à la concurrence (AAPC) | | Mardi suivant J0 | | | | | | | |
| 4. Réception des offres | | | | Importation + ouverture des plis, rédaction du registre des dépôts; Transmission des plis au technicien | | Lundi à 12h00, 2 à 4 semaines après J0 en fonction de la date limite = J1 | | | | | | | |
| 5. Analyses des offres | | Technicien | | Rédaction d'un Tableau d'analyse des offres et d'un rapport d'analyse des offres (RAO) + envoi du RAO au Directeur de pôle | | J1 + 1 à 2 semaines maximum | | | | | | | |
| 6. Information hiérarchique | | Directeur de pôle | | Transmission du RAO au service achat public (pour archive) + Envoi du RAO au DGSA | | Après validation du RAO = J2 | | | | | | | |
| 6.1. Information politique | | | | Transmission du RAO au Président et/ou au Viceprésident | | J2 ou J2 + 1 Point hebdomadaire avec le Président | | | | | | | |
| 6.2. Présentation de l'analyse | | Service achat public et/ou Technicien | | information des membres du Bureau communautaire | | Mercredi suivant J2 | | | | | | | |
| 7. Décision | | Président (sur délégation du Conseil communautaire) | | Attribution: Signe l'AE de l'offre la plus avantageuse | | | | | | | | | |
| | | | Négociation: expose l'objet et la durée des négociations au Technicien | | | | | | | | | |
| 7.1. Négociation (facultative) | | Technicien | | a. Information des candidats sur les conditions de la négociation par courriel | | L'invitation à négocier en fixe les délais, terme des négociations = J3 | | | | | | | |
| | | | b. Forme libre de négociation mais se concluant par le renvoi d'une nouvelle offre | | | | | | | | | |
| | | | c. Réitération étapes 5-6 | | | | | | | | | |
| 7.2. Décision finale | | Président (sur délégation du Conseil communautaire) | | Contre-signe l'AE de l'offre la plus avantageuse | | J3 jusqu'à J3 + 1 semaine | | | | | | | |
| 8. Engagement juridique | | Technicien | | Rédaction d'un courrier d'attribution + rédaction d'une décision à envoyer au service achat public | | J4 | | | | | | | |
| 9. Engagement budgétaire | | Assistant de pôle | | | | | | | | | | | |
| 10. Informations légales | | Technicien | | Information par courrier de rejet (modèle 2) aux candidats non retenus | | | | | | | | | |
| 11. Notification du marché | | | | Envoi de l'AE joint au CA et récupération avec signature de notification; transmission pour archivage au service achat public | | J4 + 11 jours obligatoires | | | | | | | |
| 12. Publication de l'attribution | | Service achat public | | Vérification de la décision + transmission pour dématérialisation + publication d'un avis d'attribution sur la plateforme AWS | | | | | | | | | |
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