| Étape | | Intervenant | | Action | | Temps prévisionnel | | | |
| 1. Formation des pièces techniques | | Technicien | | Formation des éléments à joindre à la sollicitation des entreprises | | En fonction du besoin | | | |
| 2. Rédaction des pièces administratives | | | | Complément de la demande de devis (2D) | | J0 | | | |
| 3. Consultation et parution | | | | Envoi d'une 2D à une entreprise capable de répondre aux besoins | | | | | |
| 4. Réception des offres | | | | Récupération du devis | | J0 + 1 à 2 semaines en fonction réponse Jour de réception = J1 | | | |
| 5. Analyses des offres | | | | Rédaction d'un rapport d'analyse des offres motivés (RAOM) | | J1 + 1 semaine maximum | | | |
| 6. Information hiérarchique | | | | Transmission du RAOM au Directeur de pôle | | Jour de transmission = J2 | | | |
| 7. Décision | | Directeur de pôle (sur délégation du Président) | | Attribution: Signe le devis de l'offre si l'offre est convenable et répond aux besoins | | J2 jusqu'à J2 + 1 semaine | | | |
| | | | Négociation: expose l'objet et la durée des négociations au Technicien | | | | | |
| | | | Rejet: Information candidat du refus de son offre par envoi courrier abandon 1 et reprise d'une procédure concurrentielle | | | | | |
| 7.1. Négociation (facultative) | | Technicien | | a. Information des candidats sur les conditions de la négociation par courriel ou par téléphone | | L'invitation à négocier en fixe les délais, terme des négociations = J3 | | | |
| | | | b. Forme libre de négociation mais se concluant par le renvoi d'un nouveau devis | | | | | |
| | | | c. Réitération étapes 5-6 | | | | | |
| 7.2. Décision finale | | Directeur de pôle (sur délégation du Président) | | Signe le devis ou rejette l'offre + entame consultation concurrentielle | | J3 jusqu'à J3 + 1 semaine | | | |
| 8. Engagement juridique | | Technicien | | Envoi du devis signé au Titulaire | | J4 | | | |
| 9. Engagement budgétaire | | Assistant de pôle | | | | | | | |
| 10. Informations légales (si procédure concurrentielle) | | Technicien | | Information par courrier de rejet 1 (CR1) | | | | | |
| 11. Notification du marché | | | | Récupération du devis avec contreseing du Titulaire | | J4 + 1 semaine | | | |
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